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一、存货的出入库
（一）材料采购入库、采购退回
1、所有材料均应按计划采购，以保证生产需要。材料采购回公司后，由仓库管理员负责签收，并办理入库手续。
2、所有材料（包括委托加工材料）入库前须进行质量检验。须由质检部门检验的，由供应部向质检部门提出申请，由质检部门负责实施并出具质检报告单。
3、检验合格后，采购商务凭采购清单及质检报告单按实际收到的合格材料填写材料入库单，入库单经采购员、仓库管理员、质检员签字后方可生效，作为采购付款的要件之一（预付款除外）。材料入库单一式四联，分别为财务记账联、仓库联、供应付款联和品管部一联。
4、对于专用于某一工程项目产品的非通用性原材料，供应部必须按照工程技术部门出具的采购清单进行采购，仓库也必须按此清单进行验收，对与清单不一致的材料一律不得办理入库。
5、若供货商在采购数量之外无偿加送部分货物，加送部分应一同办理入库手续，同时在入库单上加注说明，便于采购结算。
6、委托加工材料在采购回来后送加工前、以及在加工完成后应分别办理材料入库手续，送往加工单位时要办理材料出库手续，并在领用用途中说明。
7、已入库材料在存储、使用过程中发现其质量不合格的，若能退回供应商，则应办理采购退回手续，由采购商务填写红字（或负数）入库单，采购经理签字，由采购部负责退回供应商，采购部要督促退货情况，并向供应商索要退货的签收手续，并将此手续给仓库一份，由仓库转给财务记帐。
8、材料入库单（含红字入库单）上应列明入库日期、供应商全称、材料名称及规格、计量单位、数量、单价、金额等内容。属某一工程项目产品专用的材料，还应标明工程编号。
（二）材料领用出库
1、生产领用材料
1）生产领用原材料必须全部通过原材料仓库领用程序办理，生产部门应根据生产计划按需领用生产材料。
2）各生产部门的领料员由生产部门指定，报仓库、财务部备案，仓库原则上不接受非指定人员的领料业务。
3）领料员必须凭经车间主任批准的领料清单到仓库办理领料手续。材料领用完毕后，领料员和仓库管理员在材料出库单上签字确认。材料出库单一式四联，财务、仓库、领用部门各一联，存根联按月装订后留仓库存档备查。
对因生产需要而直接进入生产车间的外购材料，生产车间必须收到质检部门关于材料合格的通知并到仓库办理材料领用手续后方可投入使用，同时，仓库根据材料出库单和质检报告办理入库手续。
4）领料单上应列明领料日期、使用单位、用途（工程项目名称及编号或其他用途）、材料名称及规格、计量单位、数量等内容。
5）车间多领暂不需要的材料，应及时退回仓库。由车间领料员列出清单，仓库管理员清点核实无误后填写红字（或负数）领料单，办理退库手续。
6）在生产使用过程中出现的不合格材料，须经车间主任查明原因并签字确认后由领料员退回仓库，办理退库手续。如需更换，则应重新办理材料出库手续。
仓库应对退库的不合格材料进行登记，并及时与采购人员沟通退换事宜；如属使用不当，则应明确责任人，按公司相关管理制度进行处理。
2、售后服务领用材料
1）公司对产品销售实施售后服务过程中确需领用有关材料的，由实施该项售后服务的具体负责人凭经批准的售后服务材料领用清单到仓库办理材料领用手续。
2）售后服务材料领用清单由售后服务部门提出，并经营销管理部确认。该清单一式三联，仓库、售后、营销管理部各一联。
3）仓库管理员凭售后服务人员提交的经售后服务部和营销管理部共同确认的填写完整的材料清单办理材料领用手续。材料领用完毕后，售后服务人员和仓库管理员在材料出库单上签字确认。
4）售后服务人员在售后服务实施完成后，应记录材料的实际使用情况，并及时将剩余材料退回仓库，办理退库手续；同时，将在维修过程中更换下的废旧物品交回仓库，由仓库进行专项登记。
3、其他情况下领用材料
在其他特殊情况下，需办理材料出库的，必须经所在部门经理审核、总经理批准后才能执行。
4、半成品登记管理
1）各生产部门（含班组）生产的可供下道工序使用的半成品，应在该半成品完工时登记半成品完工登记表，经检验不合格的应予以标注。半成品完工登记表的主要内容包括：日期、车间/班组、工程编号、半成品名称及规格、数量、所耗工时，并经生产人员、班组长、车间主任签字确认。
2）下道工序需领用上道工序生产的半成品，应按生产计划需要合理领用，办理半成品领用交接手续。半成品交接单的主要内容包括：日期、工程编号、半成品名称及规格、数量，并经上下工序交接人及其班组长签字确认。
5、产成品入库
1）生产完工的产成品，在经检验合格的当天凭质检报告单办理入库手续，由生产部门填制产品入库单，经车间主任、质检人员签字确认。产品入库单一式三联，财务、仓库、生产车间各一联。
2）产成品办理入库时，入库人员应清点所有成品清单及随机附件，保证产品完整无缺，且与合同约定完全一致。
3）产品入库单必须记录入库日期、产品类别、产品名称及规格、数量、工程项目名称及工程编号等内容。
6、产成品出库及退库
1）产成品的出库必须依据经批准的产品出库通知单办理。
2）产品出库通知单由营销管理部发货员根据合同跟踪情况开具发货清单，由财务审核签字，并经营销管理部主管审批，方能发货。
3）发货清单上应说明：日期、客户名称及地址、收货单位及地址、工程名称及其编号、产品类别、产品名称及规格、数量、产品识别码等内容。发货清单一式五联，财务、营销管理部、客户、门卫、发运各一联，存根联按月装订成册，由营销管理部留存备查。发运人员在发货清单上签字确认。
4）发运人员须根据经质检、生产部门确认后的发货清单方可发运。产品发货单的内容基本上与产品出库通知单相同。产品发货单一式四联，生产、送货回执、客户各一联，存根联按月装订成册，由营销管理部留存备查。
5）送货回执经客户进行有效签章确认后返回营销管理部，财务部保留复印件。
有效签章是指如下情况之一种：
a.合同中约定的客户全权代表的亲笔签名并摁手印；
b.客户指定的现场收货人的亲笔签名并摁手印；
c.客户现场负责人签字并加盖客户合同专用章或公章；
d.收货单位现场负责人签字并加盖收货单位公章。
6）已出库产品被客户退回的，必须填制产品销售退回入库单，营销管理部、生产、质检、财务签字确认。
7）对确实无法销售的产品，其零件可以继续投入生产使用的，产品在拆散之前必须经总经理批准。
二、存货盘点
1、仓库管理员应作好存货的入库验收、分类存放、发货出库等工作，并及时根据存货的入库、出库单据登记存货台账并录入电脑，认真履行存货管理职责，保证存货的安全完整。
2、为核对存货的准确性，及时发现存货管理中存在的问题，并寻求解决问题的办法，同时考虑到公司材料种类繁多，一次全部盘点工作量太大，公司存货实行分类定期轮流盘点制度，对单位价值较高的原材料每月进行盘点，对单位价值相对较低的原材料以3个月为周期盘点一遍。盘点时间一般为每月25日左右。
3、为了弥补定期轮流盘点的不足，根据需要，还可不定期地对部分材料进行抽查盘点。
4、存货盘点的范围包括：原材料、半成品、产成品。
5、存货盘点的执行人员分别如下，财务部派员监盘，以下相关部门配合：
1）原材料：主要为仓库管理人员，质检人员负责品质判断。
2）半成品：生产车间的班组长、文员或统计员。
3）产成品：营销管理部、生产车间。
6、存货盘点后应制作盘点表，由参与盘点的人员签字确认。
7、对于存货的盘亏和盘盈差异，仓库应写出书面报告，说明原因，经财务核实，上报公司领导批准后，方可进行账务调整。
三、存货特殊处理程序
（一）存货的报废
1、仓库管理员对有质量问题的原材料应单独存放，并造册登记，不得随意处理。
2、对经检验确实无法使用并需由公司承担损失的存货，应及时履行报废手续，迅速清理。
3、原材料报废由仓库提出，采购部门、生产部门、工程技术部门、质检部门、财务部门出具处理意见，报总经理批准后做报废处理。
4、对已批准报废且尚未办理出库手续的存货，仓库管理员应及时办理存货出库手续，按存货类别分别填制“其他出库单”。
（二）包装物、下脚料、边角余料等废弃物的处理
1、仓库应分门别类对废弃物进行收集整理，并存放于指定位置，便于处理。
2、包装物等价值低的废弃物，由行政管理部负责清理出售；废铁等价值较高的废弃材料，由行政管理部负责招标，供应部、财务部参与确定收购单位后进行处理。
3、对废铁等价值较高的废弃材料，由仓库、财务部、行政管理部派员监督清理过程，并登记处理结果，将处理结果制表经参与人签字后由财务部副经理报告总经理。
4、所有存货报废的变卖收入均需交公司财务部。
四、存货统计报表
1、材料仓库每月终了3个工作日内完成材料收发存报表，主管签字确认后向财务部报送。
2、产成品仓库每月终了2个工作日内完成产成品收发存报表，向财务部报送。
3、生产车间每月终了3个工作日内完成生产统计报表，向生产部和财务部各报送一份。
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