客户关系管理系统的关键在于对用户的信息进行有效的处理。我们可以将顾客资料库视为一个资料中心，藉此，公司能够将顾客在整个营销及营销全流程及顾客所进行的各项行为进行纪录，并对各项业务状况进行追踪，并为日后之分析及辅助提供资料。为了实现以上目标，一组客户关系管理系统的基本功能是：市场管理，销售管理，销售支持和维护，以及客户的数据记录和分析。
一、市场经营
(1)对已存在的顾客资料进行了剖析。确定每个特定的顾客，根据他们的共有特征进行归类和分析。
(2)对营销进行个人化的宣传。通过对已有顾客的资料进行深入的研究，挖掘潜在顾客，为顾客提供个性化的、价格诱人的商品推介。
(3)实现对市场的预期。根据市场、客户群体和过去的资料，对市场和服务的需求情况进行了预测。
二、销售管理
(1)提供一种有效、快捷和安全的贸易方法。客户关系管理软件普遍提供电话销售、手机销售、网上销售等销售方式。并且，在每个销售模式中都要注意到订单价格、确认数量和交易的安全性。
(2)负责对定单和合约进行协调。文档化各种类型的业务，如建立、变更、查询等。可以根据客户、产品等多种方式进行查询。
三、竞争者的研究
(1)将重要的竞争者的名单进行登记。对竞争对手的背景、当前发展状况、主要竞争区域及竞争战略等进行详细的档案。
(2)将主要的竞争者的商品进行登记。对同类产品的主要用途、性能和价格进行详细的纪录。因此， CRM软件整合的各个职能组成不应该是相互分离的，而是要与其后端的供应链管理密切联系，这样才能保证 CRM软件中的每个定单都能被高效、准确、准确地确定和实施。
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