投标商会议（也被称为签约人会议、卖方会议和投标前会议）是指潜在卖方在准备投标或提交建议书前召开的会议。这个会议的目的是确保所有潜在卖方对采购有一个清晰而共同的理解（比如采购的技术要求和合同要求)。潜在的卖方可以提出问题。对这些问题的答复也可以作为修正被纳入采购文档中。为产生最佳的标的，在初始的买方与卖方交互过程中，所有的潜在卖方都被给予了同等的待遇。
除了投标商会议，潜在的卖方还可以通过行业报纸、采购网站或邮寄的文件副本了解采购过程。这些文件可能是建议邀请书、信息邀请书、报价邀请书、投标邀请书或其他材料。
在这个过程中要有一系列配套的制度。这些制度必须能管理和跟踪与供应商之间的信息沟通,能标记合同的内容、注释、疑问和反馈。
合格卖方是指那些为了响应采购需求，而被要求提出采购建议和报价的个体。如果合格卖方清单或者相关信息已经可以容易地获取或者可由项目集管理团队制定，那么就可以通过组织资产制定出清单。一般的信息收集可以采用因特网、图书馆目录、相关的地方协会、贸易目录册以及其他类似来源等途径。采购来源的更加具体的信息收集则需要花费更多的精力，比如实地拜访或联系以前的客户。同时可以发送采购文件以确定所有的或者部分的潜在卖方是否有兴趣成为潜在的合格卖方。
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