近两年来，随着经济的发展,许多企业在日趋严峻的竞争压力下,把控制成本作为开辟第二利润源、提升竞争力的手段。而作为企业成本控制工作之一的物资库存管理工作,其重要性企业越来越明显。库存管理得当能为企业降低成本；库存管理不当则容易造成库存不足或库存过量，影响企业的正常运营。一切库存都是有经济价值的资源，利用好库存管理就能为企业节省大量资金。
以中小型贸易公司库存管理为例，项目进行中需要把库房内的库存及时清空，以确保不会产生物资积压。在保证最大限度地提升工程施工质量的同时，降低库存管理成本。库存管理对企业工程物资管理起着十分重要的作用，不过在实践的过程中还存在很大的困难。为了最大限度的合理利用贸易物资，提升贸易项目的经济效益，贸易物资管理人员不仅需要学习库存管理管理思想，而且需要学习借助工具来帮助自己实现工程物资零库存。
对于很多大型企业来说，为了实现库存管理的最优化，购买价格不菲的库存管理软件，并投入专职库存管理人员，以保持库存的正常周转。但对于小微企业和小中项目型企业来说，这样的库存管理模式所投入的成本过高，有些力不从心。并且现代工作节奏不断加快，仓库管理模式也在悄然发生着变化，传统仓库管理软件的局限性和弊端也渐渐凸显出来。如：
1灵活性差，必须通过电脑才能进行出入库操作
2库存管理软件价格高，不适于小微企业
3库存信息掌握在库管员手中，无法实现多人多地实时查询库存信息
4剩余材料积压，不能实现资源整合
在科技发展的助推下，一场项目管理信息化的变革随之兴起，信息化项目管理软件出现在我们的视野中，它以灵活性和便捷性深受中小项目型企业的欢迎。下面我们就以华夏迅达商贸有限公司管理为例，看一下信息化项目软件的库存管理功能是如何实现的：
项目背景：
北京华夏迅达商贸有限公司成立于2003年，下属有两家分公司。公司致力于产品的市场开发、销售、品牌的建立及维护，致力于向社会提供一种优秀的产品和服务；以及在产品的流通中承担着贸易商的角色。公司主要经营金乌炭雕，一种以活性碳为原料，利用科技加工而成的摆件，挂件，车饰等，可吸附空气中甲醛等有害气体、苯及同系物、一氧化碳、二氧化碳、氨气多种有毒有害气体及烟雾、能长期有效净化空气、消除污染，维护人体健康。公司同时销售玩具，出口至东南亚等多个国家，公司在作为市场经济中的中小型商贸公司，具有十分强大的活力，灵活性很强，公司业绩也一直在上升。
信息化需求
北京华夏迅达商贸有限公司在北京和山东下设有分公司，在各地级市有终端卖场、专卖店以及总代理。随着公司规模的扩大，业务量急剧上升，终端卖场的数量也在增加，同时产品种类也在增加，这个时候一方面数据量在快速的增加，各大卖场每天的订货量和订货的产品种类变化加快，同时退货频繁，订单和库存的不一致经常性出现，使得采购和进货受到影响，此时手工处理数据已经很吃力；另一方面，总部和分公司终端卖场的分离使得各个办事机构之间的信息传递也不及时，公司需要及时的得到各地级市分卖场的销售状况和进退货状况，但是卖场本身手工处理数据几句需要花费大量时间，然后传真或是在网上传至总部，时间上已经滞后，而总部的决策又需要及时的信息，以决定资金的使用和产品的采购，所以手工办公下出现了不少问题。
因此，公司决定用信息系统来解决这种局面，但作为中小型公司来说，在上信息系统之前是有不少顾虑的，公司的规模有限，能够拿出来的用于信息化的资金量也是有限的，怎么在有限的资金下做好信息化是要深层考虑的问题；作为中型的商贸有限公司，本身人力资源不是很庞大和充裕闲余，在上了信息系统后，不可能专门成立信息部门来管理信息化的问题；作为中小型公司，活力和灵活性至关重要，不能上了信息系统后，让公司的运转变得迟钝，业务流程不能固化，要能够随时的根据发展来变更，机构更不能变得庞杂。
公司希望上了信息系统后能够清楚及时的掌握几百种产品的库存和在各大卖场的销售状况，同时要知道各大卖场总体上的销售状况，从而决定在各个区域采取什么样的商贸政策。
软件选择
毋庸置疑，信息化在当今已经成为企业的竞争力之一，成为评价企业实力的标准之一。北京华夏迅达商贸有限公司考虑的是选择什么软件来进行信息化建设，既要确保信息化建设的成功，又要尽量以最少的投入获得最大的收益。北京华夏迅达商贸有限公司对于信息化有着自己非常清醒的认识，信息化的需求来自于企业发展的要求、自身竞争压力的要求。需要哪些系统，暂时还不需要哪些系统，都要视管理的需求而定，而不是以技术为主导凭空计划着用什么系统来解决什么问题，目标要明确、具体和适当，信息化一定要根据企业自身的需求和经济实力来确定合适的目标，不能贪大、求全和不切实际。
北京华夏迅达商贸有限公司把企业的主要核心业务列举了出来，进行了具体的分析，主要需要解决公司的销售信息的共享和库存问题的解决，而且公司的业务变动很快，所建立的信息系统要具备很强的变动性，公司也不能承受后期的巨额维护和二次开发的费用，同时要考虑到信息的集成性。而要满足这些要求，最好是公司的业务人员自己开发信息系统，公司领导慎重考虑后决定采用勤哲Excel服务器来进行初期的信息化建设，也就是解决目前的迫切问题，因为在勤哲Excel服务器软件上的投入相当的低廉，而且是共享软件形式，基本上没有任何风险，对公司也不会有什么影响。
勤哲Excel服务器自主设计信息系统
实际上，想要彻底解决销售和库存问题，首先自然要解决基础信息的问题，建立产品模板和加盟店信息模板，基础的信息就维护好了。要掌握各卖场、专卖店和总代理的销售状况，只要建立好加盟店订货和退货的模板，各分支机构远程填报就可以了，这样公司可以及时的掌握各地的销售状况，卖了多少，收入多少，需要进货多少都能在当时反馈到总部，以保证制定好销售计划和产品报价，通过信息系统的报表分析可以进行比较准确的市场预测，根据加盟店的订货退货信息，形成单据转交库存，根据订单组织库存的进货和出货，根据自身业务人员建立的信息系统简易实用，很好的解决了目前业务中的销售库存采购问题。
北京华夏迅达商贸有限公司表示，更为重要的是即使以后公司发展需要扩充功能，由于勤哲Excel服务器的数据都统一存放在服务器的数据库里面，通过标准的模板来实现信息传递和共享，所以以后系统扩充也可以保证信息的集成处理。这一点对于北京华夏迅达商贸有限公司来说非常重要。
应用效果
对于中小型公司的信息化，最重要的是选择适合公司业务的软件来建立信息系统，公司选择勤哲Excel服务器软件自主构建信息系统。
首先，节约了成本，相对于高昂的ERP费用，在勤哲Excel服务器软件上的投入性价比非常高，确实让信息系统使用了起来，不至于让信息系统成了公司的摆设而派不上用场；通过自己的业务人员构建的系统简单易行，操作简单，而且很好的解决了实际的业务问题，不用为以后的升级扩充犯愁，现在的业务人员已经精通了勤哲Excel服务器的使用，以后其他部门需要使用系统了，到时候再构建就可以了；而且无需考虑信息不能整合的问题，因为勤哲Excel服务器从始至终的标准是一致的，数据通过统一的方式处理，以后扩充的系统数据和现在的系统数据能够很好的共享。
以上就是有勤哲Excel软件中关于库存管理的功能示例，如果您想了解更多项目管理有关内容，请持续关注“勤哲Excel软件”官网公众号平台。
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