在不断更新变化的时代里，高科技技术的研发与应用，使得企业发展更加顺利。在企业中档案管理工作质量与效率对企业发展来说非常重要，因此，需要不断加强档案管理水平，结合先进的科学技术，利用信息技术、网络技术所建立的档案电子数字化管理系统，实现档案管理智能化、专业化、法律化，完全弥补了传统档案管理中的不足，并且起到了优化档案管理模式、提高管理质量、降低档案管理工作量、节约部分人力、物力、财力等作用
一、档案管理现状
在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业都已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。
然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。
因此，为了更好地使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究，经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。
二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势
1.提高工作效率
档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。
2.能够更好地开发档案内容信息
一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等功能。
3.更好地实现档案保密功能
一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人员进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。
三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能
1.收文登记
文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。
2.发文登记
可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。
3.组建档卷
可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度—机构（问题）—保管期限”分类法、“保管期限—年度—机构（问题）”分类法、“年度—保管期限—机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。
4.公文查询
可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。
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