酒店会议宾客接待服务细节处理(酒店会议宾客接待服务细节处理方案)

酒店会议宾客接待服务细节

一、客人进入酒店大厅后按流程办理入住手续

会议团队到达酒店时,由会议服务人员指引顾客到总台,到达总台后,销售专员主动协助领队确认,并做好团队其他顾客的接待工作,由于会议团队顾客数量多,大量顾客在大堂喧哗,影响酒店正常工作,同时也会给其他顾客带来不好影响,需要引领团队顾客落座休息,将事先制作的房卡按照分房名单有序发放,引导领到房卡的客人有序到前台进行面部识别,加快团队入住办理速度。

二、会议接待

会议筹备阶段酒店需要做好细致的准备工作,根据客户对会议的要求,做好会场布置,对必用的音响、照明、空调、投影、LED显示屏、摄像设备等会议设施认真调试,准备需用的会议用品。在会议召开前期一天,邀请顾客检查会场的准备情况(一般会提前到达并等待),此时酒店需要安排便利场所让顾客休息;在召开会议阶段,工作人员要主动配合会议组织者,加强协调与配合,认真做好各个环节的衔接,做到随机应变,按需行事,确保会议万无一失,根据参会人员职务级别合理安排专业工程人员现场保电、报设备。

三、酒店餐厅在餐前的准备准备工作

有会议接待专员统筹协调安排,酒店根据客人的来源地的饮食习惯,合理规划食品口味,酒店应在菜肴品种不断创新,推出新的有吸引力的菜肴;会议期间顾客活动多,日程安排紧凑,用餐量大,酒店在餐饮上应针对会议顾客用餐量大的需求,增加菜量,为他们提供营养菜肴,满足体能的要求。会议一般要召开三至五天,为保持餐饮对会议客户的新鲜感,菜单要避免、重复;烹调方法和宴会形式根据会议活动、需要灵活安排自助餐、正式宴会等形式,增强餐饮对顾客的吸引力。

四、全力安排好客人用餐期间的管理

由于会议客户人数多,就餐时间集中,会导致电梯、走道、取餐等相关部位的拥挤,酒店应根据会议规模提前做好统筹安排引领工作,需要合适的上菜速度,需要服务员根据桌面菜品的数量、 菜肴的加工时间以及客户的就餐情况等,掌握供餐时间,随时为厨房进行提醒服务,与厨房工作人员配合,提高上菜速度,提供高效率服务。由于会议客户就餐人员多,标准比较高,且容易出现突发情况,要求餐饮部门细化服务内容,接待前及时对会议情况进行全面掌握,并且合理的进行服务人员调配,由专人全场跟踪用餐情况,监督服务员的服务态度、服务效率及服务质量,及时协调就餐中出现的问题。

五、注重退房离店的最后一项高年资

会议团队离店时,由于人数多,用房多,查房时间较长,容易造成大量顾客停滞在前台,给前台工作带来较大压力,影响其他客户办理手续。酒店在为会议团队退房前,应及时联系会议组织者,掌握会议团队离店日期和时间,安排顾客分批次退房,错开集体退房,并及时联系前厅部与管家部,增加服务员工或安排熟练员工,提前安排查房,做好相关准备工作,避免过多顾客积压在前台的现象,保证顾客满意离店。酒店在会议接待过程中,以客户需求为导向,有效整合并合理配置,各部门团结协作,密切配合,实施“一条龙”的会议服务,在会议客户的报到、用房、用餐、会议等一系列服务中优化会议服务流程,提供快速、全面、周到的服务,提高会议服务运营管理效率,满足客户需求。

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