项目经理负责为项目准备预算，其中包括监控他们的团队如何使用财务资源来完成项目。项目管理预算是详细说明交付项目所需费用的财务文件。了解如何创建适当的项目管理预算可以让您确定团队需要什么才能按时交付高质量的项目。 在本文中，将解释什么是项目预算，讨论为什么它很重要，并检查准备预算时要遵循的步骤，包括要考虑的提示。
什么是项目预算？
项目预算是指指定如何分配资金以实施提案中描述的活动的文件。它是您希望项目完成的所有活动、任务和里程碑的总成本。这是您完成项目所需的资金，参与项目的利益相关者可以批准。 预算会在整个项目阶段逐步指导您。 您还可以根据项目本身发生的情况更改和调整预算。 项目越大、越复杂，预算所需的时间和金钱成本就越高。
为什么制定项目管理预算很重要？
预算决定了项目的资金来源。它与相关的利益相关者和赞助商沟通团队需要多少资金以及您计划将其用于何处。 预算可以帮助您控制项目成本。这是一个作为衡量绩效标准的计划，因为您通常会在项目开始或整个过程中收集实际成本。 它还可以根据您的项目管理预算的时间框架和里程碑来衡量您的进度。
项目预算还可以帮助您实现核心目标。 合理的预算也考虑到了潜在的问题，所以如果在项目进行过程中出现问题，可以让你轻松处理。 项目的预算管理很重要，因为它可以防止不必要的成本，并允许您将正确的预算金额分配给每个相应的需求。
如何编制项目管理预算
项目管理预算是项目计划阶段的一个组成部分。 您可以按照以下步骤创建成功的项目管理预算：
1. 确定项目范围
分配成本的第一步是明确项目范围、时间表和可交付成果。 在此过程中提供帮助的一个很好的方法是为项目准备工作分解结构 (WBS)。 这种结构允许您根据规定的细节详细说明交付项目所涉及的所有内容。 从这一点开始，为预算编制过程评估和分配资源变得更加容易。
2.确定资源
下一步是确定完成项目所需的资源。在确定项目的资源时，您可以考虑以下因素：
l 人员配备：这可能是您预算中最昂贵的成本，但非常重要。您可以确定您的团队需要多少额外的成员，需要这些额外的员工多长时间，并考虑您可以为项目雇用的付款结构。
l 设备：根据具体项目的需要而有所不同，可以是施工机械或项目生命周期内的项目管理软件。
l 销售和营销：根据项目的性质，您的项目可能涉及销售和营销成本。如果您决定您的项目需要这些费用，请考虑这些费用。
l 培训：您的项目要求可能涉及某些形式的组织变革管理。这些变化有时需要对员工和团队成员进行培训，您可以通过变化的大小或剧烈程度来估算培训成本。
l 其他：这个因素完全取决于您的项目的细节及其要求。如果您的项目涉及协作和旅行等需求，您可以考虑项目管理预算成本。
3. 分配金额
您可以确定项目要求所需的每种资源的数量。 您可以阅读您准备的资源列表，开始评估每个资源的成本。 拥有可以依赖的项目历史记录也很有帮助。 最好调查其他类似项目并将其成本作为指导。 您可以通过互联网或询问其他曾参与过此类项目的团队成员来做到这一点。
这一步对于人员成本至关重要。 最好为员工设计一份平均工资电子表格，并估算这些成本以添加到您的预算中。
4. 制定预算
完成上述步骤后，在电子表格或贵公司使用的任何其他类似项目管理软件中设计您的估算。 请记住在准备预算时包括应急资金。 您还可以为预算添加时间表。它可以帮助您准确识别何时可能出现成本。
最好与其他团队成员一起查看估算，以获得他们的反馈，并确定您预计他们需要多长时间才能完成任务。反馈可以帮助您注意您可能忽略的其他元素或您可能犯的错误。最好在将预算提交给利益相关者批准之前进行此校对过程。
5. 获得批准并实施
当您向利益相关者提交项目管理预算时，最好证明您陈述的项目和估算的合理性。 一旦利益相关者批准了预算和时间表，您就可以分配资源并实施每个阶段或项目。 最好使用预算作为指导来监控项目，这样成本不会超过预算，并且团队成员在预算中规定的时间达到里程碑。
最佳实践提示
以下是一些有助于创建项目管理预算过程的提示：
l 参考以前的预算。使用以前类似的项目管理预算来确定预算和要考虑的项目，因为它可以在开始预算流程时为您提供更好的视角。
l 咨询专家。结识与您所在领域相关的专家会很有帮助，因为他们可能已经完成了与您类似的项目，并且可以就可能的挫折和考虑向您提供建议。
l 检查预算的准确性。确认所用数字和语言的准确性。您可以与团队成员交叉检查您的工作，以确保您提供的预算准确且全面。
l 创建一个标准。将此预算用作您项目的标准，并确保所有成本、里程碑和活动与您在预算中考虑的内容保持一致。
l 定期更新预算。如果预算或必要因素有任何变化，请立即将它们添加到项目中，以便您仍然可以使用该预算来监控项目的进度。
创建项目管理预算时要考虑什么
在编制预算之前，有一些因素需要考虑。这些包括：
成本估算
您的预算包括不同类型的成本和费用，例如直接和间接成本、资本支出和运营费用，以及与项目可交付成果相关的成本。预算不要求您将准确和准确的成本作为他们的估计。当您开始项目时，这些数字可能会发生变化。在准备估算时，要切合实际并尽可能准确地了解项目的资源需求。当您不确定时，请考虑高估。
预算监控
项目预算管理确保您的项目符合您确定的预算。您可以注意到在项目完成之前成本是否开始超过确定的估算。预算监控对于项目能够执行与支出相关的责任至关重要。您还可以监控以确定项目是否需要在预算中增加更多资金，以便工作不会停止。决定何时向您的团队展示预算监控报告。
预算应急
为完成项目时可能发生的任何问题做好准备是很重要的。 您可以获得最详细的成本和资源估算，但意外的延误和问题仍然可以让您重新审视预算并进行修改和修正。 它有助于为这些问题准备应急基金。 一个好的规则是为可能的意外情况设定总预算的 10%。 如果项目期间没有突发事件需要解决，您可以在预算内完成项目。
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