如何做好会议服务工作？（如何做好会议服务工作论文）

本文作者 | 经韬纬略智库

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会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。现代职场中，各种会议的组织和安排，同办公室工作人员的关系极为密切。一个办公室文员要做好自己的工作，必须对会务工作有一个全面深刻的认识和了解。

会议前的准备工作

会议前期的准备工作，是办公室工作的一项重要内容。办公室文员应协助相关领导和人员做好前期的各项准备工作。

1.确定会议名称、时间和地点

（1）确定会议的名称。

名称一定要与内容相符，妥帖恰当。确定会议名称，通常有以下几种情况。

用通称，如办公会、常务会、常委会。党政机关和企事业单位一般以此为例会名称。

用组织名称代替会议名称，如党的各级代表大会、各级人民代表大会等。

用参加人员的职务命名，如省长会、市长会、厅（局）长会、厂长会、校长会，等等。

根据会议内容确定，如经济工作会、计划工作会、农村工作会、教育工作会，等等。

（2）确定会议的时间。

会议召开的时间是由机关、单位的领导人员确定的，也有的是由文秘提出建议意见，由领导来决定的。会议时间长短应根据会议内容来考虑，安排会期应按照宜短不宜长的原则，能一天开完的会，就不要勉强拉长到两天、三天。

（3）确定会议的地点。

会议地点和开会场所，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一般参加会议的人数要与会场的容量大体相当。会期较长和有外埠人员参加的大型会议，除考虑会场情况外，还要考虑与会人员的食宿问题，如宾馆、饭店的容量以及与会场的距离等。一般人数较少的小型会议，如座谈会、汇报会、协调会等可安排在本机关、本单位的会议室召开。至于本机关、本单位定期召开的例会，如办公会、常务会、常委会等一般都有固定的会议室，就不需要专门安排了。

2.会议通知和报名报到

（1）会议通知。

确定会议的时间、地点后，要及时发出召开会议的通知。除日常工作会议外，对大中型会议应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，因为后者有时会发生差错。

各项会议通知，必须简明扼要且应具备八个要素：会名、内容、开会时间、日期、地点、参加人员范围、入场凭证、报到时间和地点。代表必须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。

应先落实会场，后发通知。有的部门开会，会场未定或者未最后落实，就急忙印发通知，

结果因会场落实不了，只得又发补充通知。为了做到心中有数，要对附近的主要会场、招待所的数据资料，包括可容纳人数、会场座号排列、招待所房间数等基本情况了如指掌。

时间要具体。会议通知应写明某月某日上午或下午某时某分开会。

会议对象要考虑周详。会议开到哪一级，哪些单位派什么人参加，会议过程中是否需要扩大听取报告范围等，在起草会议通知时都要作周密考虑。该参加的，方方面面都不要遗漏。

有时，为了让与会人员充分做好准备工作，在正式通知之前，可先发预告性通知。这样，与会人员尤其是担任一定职务的领导者，可以合理安排好本单位、本部门的工作，做到心中有数。

（2）报名和报到。

报名，指与会人员通知召集单位到会情况。接到与会人员的报名后，会议工作部门应当为其做好必备工作，如制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用邮信、电话、电报等方式。许多会议的与会人员不是指定某个人，因而与会人员经常发生变化，如召开县委书记会，原定出席会议的书记生病，临时改换一位副书记出席，此时应及时报告会议秘书处。会议文秘接到更换通知后，应立即做好相应的修正工作，如换发证件，调配住宿，等等。有些会议不需要报名，如大型报告会、机关办公会等一些日常工作会议，如不能与会，应事先请假。

报到，指与会人员到达与会地点，并告知会议文秘部门。报到与报名是两步手续，已报名的与会人员有可能因故不能报到，来报到的与会人员也可能事先没有报名，会议文秘应掌握这种情况。

报到方式，一般应是本人持会议通知亲自报到，特殊情况也可允许其他人员代劳。报到时，会议文秘应将事先准备好的文件袋发给本人，同时，注意登记到达时间和随从人数、情况。要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的，应抓紧催促，保证其按时参加会议。一般有外埠代表参加的会议，报到手续是必需的。

3.会议编组和会场布置

（1）会议编组。

召开大型会议，与会人员提名确定后，在发会议通知的同时，要对与会人员进行编组。

编组目的。编组的目的是为了方便进行小会活动和分组讨论问题。大会的许多具体工作都是在小会中进行的，小会常常穿插在大会之间进行，是大会的补充。其实，许多重要议题，一般都是先经过小会的充分酝酿和讨论，然后再拿到大会上通过的。因此，可以说小会是大会的基础，是大会讨论议题的准备阶段。

编组方法。编组有以下几种方法：代表大会多是以代表团为单位编成若干小组；一般大会可以以区域为单位编组，也可以以专业为单位编组。

（2）会场布置。

会场布置也是一门学问。会议不同，会场布置也有不同的形式，要能反映会议的中心内容。庆祝大会会场要有办喜事的气氛，但又不可显得庸俗；座谈会会场要显得气氛和谐；报告会会场则一般要简单朴素。

会场布置的一般规律是：各种代表大会会场和其他大型会议会场，应有主席台，与代表席成面对面形式，讲台应在主席台和代表席之间面向代表席，以便主席团主持会议。现在大多数做法，不管大型还是小型的会议，一般多不使用讲台，报告人在主席台自己的座位上讲话。但组织代表发言的会议和不设主席台的会议，仍需设讲台。

中型会议的会场，一般设主席台，但要求与代表席距离近一点，用一条桌子置于面对代表席的地方就行了。几十人到几百人规模的会议都可使用这个方法。

4.座次排列和证件制作

（1）座次排列。

召开会议，排列座次是必不可少的。尤其是大中型会议，必须以此来保证开会的秩序。

会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，因此，要合理地排列。各类大型的代表大会，可考虑按笔画排列先后，先按代表团（或地区）名称的笔画排列大的座次区域，再按代表小组（或地区）排定小的座次区域，然后按人名的笔画逐人排列（也可以不分区仅按姓氏笔画排列）。

凡是固定座次，应在出席证和签到证上注明座号，或者在会议桌上摆置签名簿，并同时印制“座次表”发给与会人员。与会人员第一次入场时，会议工作人员应作适当的引导。

并非所有的会议都要排列座次，多数会议可自由就座，这要视情况而定。

（2）证件制作。

召集开会，应视必要制发证件。一般来说，制发证件只限于大型的重要会议，而通常的小型会议，不必制发证件。

证件类型。证件的种类一般有出席证（或代表证）、列席证、来宾证和签到证，这四种证件都是参加会议的证件。另外还有会议工作证、记者证等，这些证件是工作证件。

会议证件表明一个人的身份和权利，比如持出席证者不仅能参加会议，而且有表决权；持列席证者虽然能到会，但没有表决权；持会议工作证只能是大会工作人员，有时还有工作区域的限制。证件有四个作用：一是证明身份，二是为了会议安全，三是为了统计到会人数，四是为了维持会场秩序。

制证要求。制发证件，应视具体条件“因地制宜”，不可都追求一律。有些会议不排座次，就不必排座号。有些大型会议，可以制作普通的入场券性质的证件，而对于一些重要的大型会议，不但要有正规的证件，而且要在证件上贴本人相片，加盖钢印。

证件形式。证件的形式，应当反映深刻的会议内容，做到美观大方、朴素适用，切忌华而不实、低级庸俗。证件不必定形，可以根据上述要求设计各种式样，不妨“百花齐放”。

5.会议文件

会议文件是一种非正式文件，是正式文件的基础和草稿，是提请会议讨论的客观对象。会议文件包括会议正式文件、会议参考文件、会议阅读文件等。会前能否准备好文件，特别是准备好会议的主要文件，对开好会议有着至关重要的影响。

温馨提示

开会之前的准备工作不容忽视。不仅要提前判定会议是否需要召开，而且要考虑到召开会议的话，具体又需要做好哪些方面的工作，才能使会议结果更高效。这些问题是办公室文员需要考虑到的，也是需要协助相关领导做到的。

会议的器材准备

众所周知，现代化的会议离不开各种辅助器材，所以，在召开会议之前，办公室人员就应该把各种辅助器材准备妥当。

1.桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌；如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。为了提高会议的档次，满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化进程，真正体现绿色会议、智能会议。

会议上的饮料最好是矿泉水，因为每个人的口味不一样，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的。

2.签到簿、名册

签到簿的作用是帮助了解与会人员的多少，分别是谁，一方面可以使会议组织者查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便与会人员尽快地掌握各位参加会议人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各种视听器材

新科技产品，如投影仪、幻灯机、录像机、激光指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用。如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来。有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

5.资料、样品

如果会议内容是关于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

6.会标、背景板、展板

会标一般指会议名称和会议标语横幅。

为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面）。如党代

会等，采用喷绘背景板，可将党徽、党旗等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画散发的刺鼻气味不仅影响会议氛围，对与会者，尤其是主席台就座人员身体健康不利。

为渲染会议或活动气氛，会场内外放置展板也是一种有效方法。

温馨提示

会议器材的准备和使用要注意两个方面的问题：一是要考虑周到，准备齐全，切不可会议开始后才发现少了器材；二是规范使用，尤其是一些电器类的器材，正确合理地使用，不仅是保证器材完好无损的需要，也是会场安全的需要。

会议的文字工作

在会议准备工作中，不可避免地涉及许多文字工作，例如会议通知、会议报告、会议记录、开幕词、工作总结、会议简报、闭幕词，以及会议纪要、会议总结等。办公室文员对这些会议文字工作都应有所了解和认识。

1.会议开幕词

一般比较隆重的大型会议往往需要致开幕词，如各级党代会、人代会、工会代表会、团代会、妇代会，以及表彰大会、劳模大会等。开幕词一般安排在会议的开始，通常由主要负责人宣读。

一般开幕词大体上分为四个部分。第一部分是标题。会议开幕词的标题有三种形式：一种是只写“开幕词”；另一种是在“开幕词”的前面加上会议名称，如“第×届全国人民代表大会第×次会议开幕词”；还有一种是将“会议开幕词”作为副标题，而在前面加一个能够反映会议宗旨的题目作为主标题。致开幕词的领导人的姓名放在标题的下方。第二部分是开头。开头一般以简洁的语言介绍大会召开背景和与会人员的范围。第三部分是主体部分。主要介绍会议的重要意义，会议的目的、任务和会议的指导思想，会议的主要议题和会议的开法等。第四部分是结尾。可对与会人员提出开好会议的要求，对完成会议任务提出希望。

开幕词为会议正式文件的组成部分，其文稿应在开会之前经领导讨论决定。

2.会议简报和会议报告

（1）会议简报。

会议简报的任务是交流情况、指导会议，并向上级报告会议进展情况。会议简报的写法与一般简报有许多相似的地方，但又不完全相同，有其自身特有的程式和规范。简报一般分标题、导语、主体、结尾四部分，有时也可将结尾部分省略。

编写会议简报应遵循实、新、简、快等原则。实，所反映的情况必须绝对真实，绝不能

任意夸大、歪曲和虚构事实。新，要力求反映新情况、新问题、新经验。有新意，才能给人以启发和借鉴。简，文字要简洁，内容力求简明扼要。快，要有强烈的时效性，力求迅速及时地反映会议情况。

（2）会议报告。

会议报告是会议的主体和核心，在整个会议中占有举足轻重的地位。好的会议报告对开好会议具有决定性的意义。从内容来讲，会议报告是一个机关、一个单位在某种会议上就一个时期的工作情况和下一步的打算安排所做的报告。会议报告要求写明某一阶段或某项工作的进展情况、主要成绩、存在问题、经验教训，以及下一步工作的指导方针、主要任务和相应措施等，以提交会议讨论。会议报告具有总结性和指导性，意义重大。

因此，撰写报告文稿，需要事先进行广泛的调查研究，反复讨论，反复修改。在报告内容方面，讲工作情况既要全面，又要突出重点；讲成绩和存在问题要恰如其分；讲任务要明确具体，而且要有完成任务的切实可行的措施，力求能起到统一思想、提高认识、明确任务、振奋精神的作用。

3.会议总结和会议记录

（1）会议总结。

会议总结的形式因会议种类的不同而有所不同。对于大中型会议来说，一般都有专门的会议总结，而且是作为会议的一项重要议程安排的，是会议正式文件之一。会议总结的内容，主要是对所讨论问题进行归纳概括，提出决策性意见，提出指导性的方案和要求。

对于小型会议来说，会议主持人的结论性意见就是会议的总结，如党政机关的各种工作性例会。这类会议都是在与会者充分讨论、认真发表意见的基础上，由主持人将大家的意见加以集中、归纳、概括、总结，最后得出结论性意见。主持人的这种结论性的意见就代表了会议总结。这种总结不需要会务工作人员准备文稿，只要如实记录下来，并以此为依据整理纪要就可以了。

（2）会议记录。

会议记录也属于会议文字工作的范围，也是会议文件的组成部分。

会议记录主要包括两个方面的内容：一方面是记载会议的组织情况，这里应写明会议名称、届次、时间、地点、主持者、出席者，以及记录人的姓名。另一方面是记录的主体，这是记录的主要部分。这里要将会议讨论问题、与会人员的发言和会议议定的事项详细记录下来，特别是对主持人的结论性意见必须详细、真实、一字不漏地加以记录。

4.会议纪要

会议纪要是根据会议议程，将议事要点用简明扼要的文字记录下来所形成的文件。会议纪要是解决问题、指导工作的依据。常见的会议纪要大致有以下三种：

（1）例会纪要，即各种常委会、常务会、办公会纪要。

各种会议决定的事项，一般都需要贯彻执行，因此需要形成纪要，以利于有关部门贯彻执行。

（2）座谈会、协调会纪要。

座谈会，特别是协调会往往是为解决某一项重要问题而专门召开的，这类会议也需要形成纪要。

（3）联席会纪要。

联席会议一般是为组织某项大型活动或讨论某些涉及几个部门、单位的事项，需要几个

不相隶属的部门或单位共同协商而召开的。这类会议有时也需要形成纪要，以便各方共同执行。

撰写会议纪要应遵循两个原则：“纪实”和“扼要”。就是说会议纪要应忠实于会议实际，但它又不同于会议记录，除纪实之外，还要求简明扼要地概括提炼会议的宗旨和基本精神，提纲挈领地反映会议的主要成果。

写好会议纪要，文字表达能力固然重要，但更为重要的是要了解会议宗旨，领会会议精神。这就要求会务工作人员应自始至终参加会议，认真做好会议记录，并注意从会议文件和发言中搜集材料。

5.会议闭幕词

一般比较隆重的大型会议在会议结束前都有闭幕词，闭幕词通常由主要负责人来宣读。

除动员会、誓师会、颁奖会等一些特殊性会议外，一般工作性的会议都需要有会议总结。所谓会议总结，是会议组织者在会议结束时对整个会议的评价和概括，是对会议讨论的问题、交流的经验、决定的事项的结论性意见。大型会议的总结即为闭幕词，它是与开幕词相对而言的。

闭幕词为会议正式文件的组成部分，其文稿应在开会之前经领导讨论决定。

温馨提示

会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量，直接影响其日后转化为档案的质量。因此，办公室文员必须重视会议记录工作。

会议期间的生活管理

会议期间的生活管理，是会议后勤管理的重要工作，也是开好会议的基本前提。办公室人员应按照相关规定，全面做好各种会议、各个会场、各种参会人员的各项会场服务管理工作。

1.做好迎接工作

办公室人员或接待部门接受会议领导部门下达的接待任务后，要尽快掌握需要接待的参会人员人数、身份，包括职务、级别、年龄、性别等。对于外地参会人员，有条件的，可为他们安排好来程交通工具，还要弄清楚他们所乘飞机、火车、汽车或轮船等交通工具的班次、抵达日期和具体时间，及早安排接待人员、车辆，安全、准时接站。同时，要做好各项生活服务准备工作，迎接参会人员的到来。

2.做好食宿安排工作

（1）住宿安排。

大中型会议由于参会人员多，一般需要租用招待所、饭店、宾馆，供参会人员住宿。选择招待所、饭店、宾馆，除了要考虑到住房、饮食、卫生等条件外，还要考虑到会议室是否够用的问题。安排住房时，要根据参会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件等进行综合考虑，统筹安排。尽量将年老参会人员、身体弱的参会人员、女参会人员安排到向阳、通风、卫生条件比较好的房间，将年轻的、身体健壮的参会人员安排到条件相对较差的房间。注意安排好少数民族参会人员的住宿问题，对有打呼噜等习惯的参会人员，要妥善安排，尽量不要影响其他参会人员的休息。

（2）饮食安排。

饮食安排直接关系到参会人员的身体健康。要按照国家有关部门规定的标准，尽最大努力满足参会人员饮食方面的合理要求。认真做好饮食预算、采购、烹调、就餐等工作。要努力调动烹调人员的积极性，优质高效地搞好餐厅服务工作。饮食要干净、卫生、美味可口，尽量照顾到不同口味人的需要。要照顾病号，照顾少数民族参会人员，照顾有特殊需要的参会人员。有条件的可设立病号席、清真席，实行分餐制。对因开会误了开饭时间的人员，应预留饭菜。

（3）居住服务。

会议若租用招待所、饭店、宾馆，会务人员要提高服务水平，搞好居住服务，保持住房、卫生设施清洁卫生，舒适实用。有条件的应设立日常生活用品小卖部、理发室等，开辟活动室、健身房、阅览室。服务人员应热情、周到、文明、礼貌，使参会人员有宾至如归之感。

3.安排领导看望参会人员

参会人员报到后，有关部门应组织会议领导部门的领导到参会人员住处看望，实地检查生活服务工作情况，征询参会人员对生活服务工作的意见。工作人员要安排好会见地点和陪同人员等。这项工作可以体现出会议领导部门对参会人员的关心，也是互相沟通、增进了解、加深感情的渠道，应当认真组织好。

4.会议的财务管理和文化生活

（1）会议的财务管理。

财务管理是做好会议管理工作的重要前提。整个会议经费的预算和支出，都必须按照国家规定，根据实际需要，本着勤俭办事的原则处理，决不能违背财经纪律。经费预算，包括会议办公费、文书印刷费、会场租赁费、住房租赁费、伙食补助费、确属必要的购置费和其他符合规定的杂支费。编制的经费预算，必须经过领导机构的审核，报请财政主管部门批准，不能“先斩后奏”。所有的现金报销，都必须按照规定的级别，严格履行审核批准手续。现金收支，也必须严格执行现金管理和会计出纳制度。会议经费的决策，必须如实列报，送请领导审核，报请财政主管部门结算。超过预算支出，必须说明正当理由；违反财经纪律，必须认真查处。只有国家规定准许的特支费，才能按规定报销。所有参会人员，都应按照党和国家的规定，抵制一切违法乱纪的不正之风。

（2）会议的文化生活。

会议的文化生活应该根据会议的日程进度，做出适当的安排，主要内容是文化娱乐和体育活动，具体项目应该尽可能围绕会议的主题，认真加以选择，并应经领导批准。每个项目的活动时间不可过长。集体参加文化、体育活动，必须加强组织工作，认真做好安排。入场券、座位、交通、出发、返回，都要具体筹划、组织、安排和检查。各项文化活动，都要按规定由本人购票，特殊情况可以免费的，也要按照国家规定办事。至于会议期间的小型文化娱乐和体育活动，则应尽可能创造条件，予以满足。

5.会议的交通保障和通信服务

（1）会议的交通保障。

这直接关系到参会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应该引起高度重视。否则，就不能保证重点，满足需要，从而贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。保障交通的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。如果会议住地距会场较远，必须有车辆接送参会人员，这就需要按参会人数尽可能组织足够的车辆，以保证会议的需要。对于集体活动用车，因为车多人多，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶人员的管理，保证参会人员按号入座，有序乘车。

（2）会议的通信服务。

信息时代，通信起着越来越重要的作用。为了保证会议同各个方面的联系畅通无阻，保证参会人员远在千里之外仍能对其所领导地区、部门的工作实施领导，在会议期间应做好通信保障工作。通信保障的基本要求是迅速、准确、保密、稳定。要建立或利用纵横交错的通信联络网络，保证会议使用的电话、电报、电传、电子邮件、数据通信电路等畅通无阻。必要时，可装设热线电话。当然，在保证通信畅通时也要注意保密，防止窃听。

6.医疗卫生服务

会议的卫生保健，直接关系到参会人员的身体健康，必须建立健全集体生活的各项医疗卫生制度。主要内容包括疾病医疗、食品卫生、饮水卫生、会场卫生、住宿卫生、个人卫生和环境卫生。各种会议都要配备必要的专职或兼职医生，或指定就诊医院。流行性疾病必须免疫预防，年老体弱、急重病人应予特别照顾。所有食品都要符合国家食品卫生法的规定，必要时应采取抽样检查或全部检查的办法，严格进行化验，不得麻痹大意，以免发生食物中毒事件。饮用水必须保证煮沸，会场和宿舍内外必须整齐清洁，餐具茶具必须洗净消毒，被褥必须勤洗勤换，周围环境要打扫干净。对于个人卫生，要求参会人员自觉自理，并应创造必要的讲究个人卫生的条件。

7.安排参会人员回程事务

有外地参会人员参加的会议，应根据会议期限长短、外地参会人数多少等实际情况，及早安排好他们的回程事务。要事先了解外地参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。一般情况下要按先远后近的次序安排。要掌握交通工具的航班、车次等情况，同民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，预订好飞机、火车、汽车、轮船票。届时应安排好送行车辆，派人将外地参会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导为参会人员送行。

温馨提示

做好会议期间的生活管理工作，能给参会人员的日常生活带来极大的便利，尤其是那些外地的参会人员，从而使他们将更多的时间和精力投放在工作和会议上，这对会议的成功举办是十分有好处的。

会后的服务工作

办公室人员切不可认为，会议结束就万事大吉了。会务工作任务完成后，还有许多事项需要落实。比如会议记录整理、会议议定事项的催办、参会人员的离会事宜、会议文件的归档、会议新闻报道，以及会议财务决算、会务工作总结等，这些都属于会务工作的内容，都是做好会议工作的重点。

1.整理会议记录

由于现场记录十分紧张，字迹可能不清晰，而且每人都有一套适合自己的速记方法，为保证会议记录的真实、准确、完整和语言文字的规范化，就需要在会后及时地对现场记录进行整理。整理后的记录应作为会议文件的组成部分，同时也是编发会议报告和整理会议纪要的依据。

2.印发会议纪要

召开一些日常工作会议之后，应该印发会议纪要和决办事项通知，以便有关部门执行，同时也可避免日后查找时动不动就翻阅原始会议记录。

会议纪要不同于会议记录，记录是如实记载，纪要则是根据会议的宗旨，用准确而精练的语言综合记叙议事要点和决定事项，它是在记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件。

经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件，应当简短扼要，观点鲜明，确切说明事项，不必发表议论和交代情况。

会议纪要写好核定后，就要发给有关方面执行。如果会议决定的事项涉及有关部门，可以将会议纪要发给他们，也可以由文秘部门从会议纪要上摘录出有关内容后通知他们。

印发会议纪要只限于日常工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式文件和决议，一般不再印发会议纪要和决办事项通知之类的文件。

3.安排与会人员离会

会议结束后，应做好与会人员离会工作，如回收需要收回的会议文件等。对于有外埠人员参加的会议，还应事先登记，并代为购买返程车（船、机）票。对于个别需要暂留的与会人员，还应安排好他们的食宿。

4.会议文件的立卷归档

会议结束时，要及时做好会议文件的立卷归档工作。

日常工作性会议的文件大部分已经收集起来，会后只需将会议纪要归入卷内，并按会议讨论议题顺序进行整理即可。卷内文件的排列顺序一般为会议通知、会议纪要、会议议题及有关文件，有的文件可能多次修改，几易其稿，立卷时应将原稿放在前面，然后将一稿、二稿依次排列其后。

大型会议完整的会议案卷，应包括以下一些内容：会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等；会议参阅文件；会议安排的发言稿；会议上的讲话记录；其他有关材料。

5.会议议定事项的落实

日常工作性会议的议定事项是需要下级机关和单位贯彻执行的。为督促下面及时贯彻执行，避免将应当及时办理的事情拖延或遗忘，需要对议定事项的贯彻及时进行催办。

催办查办工作应形成一定的制度，要定期催办，及时落实，直到办完为止。有的机关在办公室设专人负责会议议定事项的催办工作，建立催办登记制度，利用催办卡片及时进行催办工作。有的还建立有会议议定事项催办落实报告制度，利用催办报告定期向领导汇报，反馈会议议定事项的落实情况。

6.会议新闻报道

有的重要会议需要发布新闻并跟踪报道。召开这类会议时，应邀请新闻单位派记者到会。办公室人员应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议或发布新闻消息，或进行典型报道。特别重要的大型会议，还可考虑在发布综合消息时，配发评论和社论。新闻报道稿件可由记者单独撰写，也可由会议工作人员和新闻记者配合共同撰写。因会议工作人员熟悉会议情况，所以一般多采用后一种形式。

撰写新闻稿件应注意：要迅速及时，强调报道的时效性；要准确地反映会议精神，有利于推动会议精神的贯彻落实；无论由谁撰写，发布前都应送领导审核，以免出现偏差或错误。

7.会议财务决算

会议召开之前应拟定会议开支预算，并经领导审核批准。会议结束后，会议财务工作人员应按照经领导审定的预算进行决算。一切会议都应遵循勤俭节约的原则，在保证会议正常进行的前提下，精打细算，尽量减少不必要的开支，超过预算指标，又无正当理由的不予报销。会议经费的决算，经领导审核后报财务部门结算。

8.会务工作总结

为总结会务工作经验，不断改进会议的组织服务工作，会议结束后，应及时进行会务工作总结，这主要是指大中型会议而言。会务工作总结的形式不强求一致。

有的由会议领导组织有关人员进行总结，有的由会议秘书长召集会务工作人员进行总结，有的还要求写出会务工作的总结报告。一般会议结束后，还应慰问参与会务工作的工作人员，有的重要会议还要表彰会务工作中的有功人员。

总之，在会议之后要善始善终地完成所有会后事项的落实工作。

温馨提示

会议结束后，应清除会场留存的各种会议标志。会议期间必须及时清理所有资料，严格遵守保密规定，确保公司机密文件的安全。对使用完毕的物品及时进行清理并归还相关部门。

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以上内容摘自《办公室文员工作一本通》

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