项目进度管理必知:项目进度管理中的项目干系人管理(工具推荐)

做过项目管理的人都知道,项目干系人是驱动项目前进的核心战斗力,他们可以是个人、群体或组织。一个项目开展的如何,是由项目干系人的执行力、协作力、管理能力等多方面因素构成。因此,对于项目干系人的管理,也是项目管理里十分重要的一个学习课程。在本篇文章中,小编将教你使用Edraw Project来管理干系人。

(关于文中工具和图表,想要的可以找我要!)

专业的项目干系人管理工具

在对项目干系人进行管理的时候,常常会面临几个问题:①是否能够按照任务属性分配合适的干系人?②如何计算干系人的成本?③如何评估干系人的处事效率?而这些问题只需要一张甘特图结合几幅项目进度报告,即可获知答案。

Edraw Project是一款项目管理与甘特图绘制工具,我们可以使用它用于管理项目干系人。具体的操作如下:

1、绘制甘特图

甘特图是项目管理中最为常用的一种图示,它包含项目的名称、起止时间、任务周期、干系人资源和进度条等内容。根据具体的项目安排,我们可以使用软件十分轻松地绘制出来。(如果并未下载软件,可以点击这里下载Edraw Project)

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2、添加干系人资源

干系人资源简称“资源”,在Edraw Project软件里可以被添加也可以被修改。

在“编辑资源”选项里,我们可以依次添加所有的干系人资源,不论是人、群体、组织或是物料。干系人资源自带的属性也可以录入到管理列表,比如标准费率、加班费率、每次使用成本、组别等等。完成录入后,点击“OK”即可保存退出。

项目进度管理必知:项目进度管理中的项目干系人管理(工具推荐)

所有的资源被编辑保存后,我们就可以在甘特图里来勾选所需要的干系人资源。在甘特图中选中空白”资源”,再从有右侧栏勾选所需的资源即可。

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3、查看各类报告

Edraw Project内置了多种资源报告,通过查看“顶级任务成本”,可以了解现阶段各任务的成本分布情况,也便及时给出相应的对策;通过查看“资源工时”,可以了解现阶段各干系部门的工时情况。总之,Edraw Project能够很好地进行项目干系人的监控与管理。

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市面上可用于项目管理的软件有很多,但是像这样既可以管理干系人,又可以绘制甘特图的软件,唯Edraw Project最值得被大家使用。

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项目干系人(百度百科)

项目相关利益者,是指积极参与项目、或其利益会受到项目执行或完成情况影响的个人或组织。

项目干系人对项目的目的和结果施加影响。

项目管理团队必须识别项目干系人,确定他们的需求和期望,尽最大可能地管理与需求相关的影响,以获得项目的成功。

项目干系人(PMP第五版)

识别能影响项目或者受项目影响的全部人员,群体或者组织,分析干系人对项目的期望和影响,制定合适的管理策略来有效调动干系人参与项目决策和执行;

干系人管理还关注与干系人的持续沟通,以便了解干系人的需要和期望,解决实际发生的问题,管理利益冲突,促进干系人合理参与项目决策和活动。

把干系人满意度作为一个关键的项目目标来进行管理。

项目干系人管理应知应会四步法:

第一步:识别干系人

识别项目干系人,识别能影响项目决策、活动或者结果的个人,群体或组织,以及被项目决策,活动或者结果所影响的个人,群体或组织,并分析和记录他们的相关信息的过程。这些信息包括他们的利益,参与度、相互依赖,影响力及对项目成功的潜在影响等。

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第二步:规划干系人管理

规划干系人管理,基于对干系人需求、利益以及对项目成功的潜在影响的分析,制定合适的管理策略,以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程。

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第三步:管理干系人参与

规划干系人管理,在整个项目生命周期中,与干系人进行沟通和协作,以满足其需要与期望,解决实际出现的问题,并促进干系人合理参与项目活动的过程。

沟通管理,根据项目干系人分析的结果,制定相应的沟通计划,并予以执行。

项目进度管理必知:项目进度管理中的项目干系人管理(工具推荐)

第四步:控制干系人参与

控制干系人参与:全面监督项目干系人之间的关系,调整策略和计划,以调动干系人参与过程。

每个项目都有干系人,他们受项目的积极或消极影响,或者能对项目施加积极或者消极影响。有些干系人影响项目的能力有限,而有些干系人可能对项目及其期望结果有重大影响。项目经理正确识别并合理管理干系人的能力,能决定项目的成败。

问题管理:对沟通过程发现的问题,记录,并采取行动进行解决。

建议将沟通计划和问题管理计划纳入到项目周工作计划或者项目月度WBS计划中,进行跟踪管理,避免遗漏和忘记。

《项目周工作计划》《项目WBS计划》

特别提醒:项目干系人的特殊性和7大建议

1) 干系人的利益决定了他对项目消极还是积极;

2) 运用沟通技巧发现并尽量满足他的需求,以便得到支持;

3) 干系人管理的核心是项目目标的完成,其他均可妥协;

4) 尽量与干系人面对面沟通;

5) 脸皮厚点-培养自己的“逆商”;

6) 养成换位思考的习惯;

7) 客户与老板永远不要得罪

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项目干系人的特殊性

懂的这些,项目交付后,是否可以较顺利的回尾款了?

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