随着企业收到越来越多的电子发票，电子发票管理问题愈加突出，有些企业在收到电子发票时，没有借助电子发票管理系统，把电子发票存储在移动硬盘中，这就为之后的发票管理埋下隐患：硬盘丢了怎么办？电子发票文件损坏了怎么办？于是，有人对发票进行了双备份，用两块硬盘进行备份，依然存在以下问题：
- 发票重复储存、归纳杂乱。
- 使用硬盘储存发票，电子发票命名字段有限，在查找发票时只能依赖人的记忆，如果归类不统一或者记错，只能按照时间查询，查找起来十分困难。
- 硬盘容易丢失和损坏：把发票存储在硬盘，非常容易丢失或损坏，风险非常大。
发票归档管理
面临的难题
不得不说，硬盘储存虽然是一种好的备份方式，但是非常单一，只能解决电子发票存储的问题，并没有解决电子发票管理的问题，如何利用电子发票管理软件，对电子发票进行管理呢？
首先，我们先了解一下发票归档过程中应该做的一些事情。
无论是采购发票，还是员工报销的发票，都需要员工先取得发票，通常通过邮箱发送、二维码自行开票、或邮寄纸质发票等形式接收发票。票总管提供“专属邮箱发票收集”功能，可将开具的电子发票原件直接保存到发票夹，还可通过手机连拍、微信/支付宝卡包、PC端导入等方式将电子发票原件分享至票总管，保证入账的电子发票均是发票原件。
员工拿到发票后，将发票交给财务，财务首先要登录发票查验平台查验发票真假，然后需要核对报销明细、是否有不能入账类目、是否存在重复报销等情况，确认发票没有问题、发票和账目能够对应上，才能将发票归档。
无论是发票的查验还是发票的归档，对于财务人员来说都是一件繁杂、耗费时间的事情。
发票管理系统
自动查验 一键归档
借助电子发票管理工具，对发票进行查验和归档，就可以轻松解决以上难题。
使用票总管发票管理系统，自动查验发票信息，如：假票查验、错票查验、企业黑名单检测、货物黑名单检测，以及发票是否重复录入，是否为套打发票等。
如确认发票没有问题，则可以对发票进行入账、归档。电子发票除了在电脑和硬盘中归档，依然可以通过票总管发票管理系统进行管理。使用票总管可通过多个字段筛选发票、快速查找发票，还可以快速导出工作中所需要的增值税发票抵扣表、国内旅客运输服务抵扣表、增值税发票明细台账表等。
同时，票总管发票管理系统，也支持将电子发票、查验凭证和附件导出到本地进行备份。
如此简单实用的电子发票管理软件，快来试试吧！
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