文 | 有余姐
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行政工作，大概是在企业所有岗位里，被公认为难度最小、门槛最低的工作：每天无非就是帮大家订订机票、酒店，负责一下办公室的卫生、后勤等。
很多人更是认为，这几乎是一个智商正常的人都能够立即上手的工作。
其实并不是这样，这一点，也是在我分管了一年多的行政工作时才深有体会。
说说行政工作具体包括了哪些内容，你大致就能够体会到了。
01
办公室现场管理：具体包括了现场接待、保洁、保安、绿植、饮用水及会议室管理等
做行政的同事在一起诉说职业辛酸史时，经常说的一句话就是：
我们的工作，事无巨细，做得好是应当，做得不好就都在大家眼皮子底下，谁都可以来批评几句。
这确实在另一方面也说明了行政工作所包括的方方面面，单就现场管理一项来说，就有以下这些最主要的，其它更琐碎的、突发的临时事项就不说了：
- 现场的接待工作，包括来访人员的接待和安排，内部接待人员的通知，遇到重大节日、重要人员来访时，整个前台包括办公区的布置等，这项工作一般主要由前台负责；
- 整个办公区域的保洁工作，会议室在使用之后及时清理、整理，主要由保洁员负责；
- 整个办公区域的安全管理工作，包括办公场地日常巡视和消防等安全隐患的检查、门窗开启和关闭、通风、空调的开关、温度调节，饮用水的及时补充等，主要由保安负责；
- 办公现场绿植的摆放、养护及定时更换等。
02
采购工作：各类办公用品、后勤物资、差旅相关产品及服务的采购和订购等
行政所负责的采购工作包括了：
- 办公桌椅、办公电脑等较为大件的办公用品的采购工作，也有一部分公司这一部分的工作放在采购部门、资产管理部门或者是IT部门等；
- 白板笔、打印纸、便利贴、纸质笔记本及笔等员工常用办公用品的采购；
- 公司所有员工差旅相关的住宿酒店、往返交通的机票、火车票的预订；
- 会议、培训或者客户接待等所需要的会议场地、餐饮、水果等的采购和预订；
- 其它金额较小的物资及低值易耗品等的采购和预订工作。
03
物资和资产管理：办公电脑、办公桌椅、办公用品等的保管和管理
在物资和资产管理方面，行政主要的工作内容有：
- 管理办公电脑、办公用品等的库存，并确保其被妥善保管；
- 确保及时收发离职员工及入职员工的办公电脑、办公用品等，并检查性能确保其可以正常使用；
- 对新采购的办公用品及时入库，并做好登记，记录好资产台账；
- 定期进行物资和资产盘点，保证物资和资产账实一致。
04
工程管理：办公室租赁相关事宜，以及办公室装修等
对于租赁的办公场地来说，行政主要负责的工作有：
- 寻找合适的场地并进行租赁以及退租的谈判；
- 对租赁场地进行装修，并规划和组织全员搬迁事宜；
- 按照租赁合同定期支付租金、水电等费用；
- 空调机、地毯等的定期清洗。
对于公司自有的办公场地，行政的主要工作包括：
- 响应公司内部组织架构调整及人员变动所带来的对办公场地新的规划需求，重新对办公场地进行改建，或者重新对办公室布局进行调整；
- 负责办公室的门窗、灯具等比较容易损坏的地方的及时维修；
- 负责安全通道、消防安全的定期检查；
- 办公室所有设备，包括空调、地毯等的定期清洗和保养。
需要特别提到一点的是，不同公司由于规模、发展阶段、行业等的不同，对行政工作的内容和要求差别也特别大，以上是通常来说比较常见的一些工作内容，在具体某家公司的实践中，可能会多出一些工作内容，也可能会少出一些工作内容。
如果是要应聘行政相关岗位，还是要参考公司具体的岗位职责描述。
我是有余姐，10多年上市公司HR，专注分享求职面试、职业发展实用干货。关注@游刃职场有余姐，一起成长为更具选择权的职场人。
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