一、文件收发
1、为提高公司工作效率，有序有效管理收发文件工作，特制定本制度。
2、单位所有收发文管理工作均由综合部统一负责管理，接收和需发放的文件必须由综合部统一发放。
3、各部门报刊、信件应由专人统一领取分发。凡属领导亲启的函件，要交领导拆封。凡属机要件，要有机要人员签收。其它行政信函由公司综合部负责人拆封，对外来开了口的密件拒绝签收。
4、收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收件登记簿、发文登记表。
5、综合部须搞好企业内外文件、信件的收发和传递工作。对急件随接随送，做到登记清楚，不丢失，不拆封，收件人必须有签字。对带有编号的外来件，收发登记后再予分发。
6、综合部负责报刊、杂志的订购、分发、传递工作，做到不积压、不借阅、无差错。办公平信、报刊及时送交综合部。一般文件要及时分发处理，急件要立即处理，不得积压拖延时间。
7、凡以企业名义发出的文件，要按文稿格式拟稿。经领导审查同意签字后，由执行副总经理核稿登记打印，核准无误后方准发出。
8、外单位或主管单位发来的文件，要及时转送给分管副总经理、执行副总经理和董事长，不得随意拖延，文件传阅后，填写阅览记录后，综合部存档。
9、凡发出的文件，一定要留底稿，并办理登记存查手续。
10、严格执行保密制度。机要文件收发时，要标明文件性质、机密程度、挂号或机密，要贴足邮票封闭严密，严防丢失、泄密、误事。
11、凡办理完毕的文件、函电、打印文件底稿等，每季度要清理一次交办公室进行清理或整理归档，各单位需用时，应说明理由到综合部借用。
二、档案管理
档案管理主要指公司与各协作单位协定的合同、协议、证件、房产资料等。应将档案资料全部重新整理编码，设置目录。安排专人负责，公司人员如需要借阅，必须经综合部专人从档案中取出，并登记，注明预借的期限（如复印不需填写）。
三、为了严肃管理，对于未按规定办理文件收发的当事人，给予通报批评，视问题的严重性给予100-200元的处罚。
公司公章保管责任书
甲方：
乙方：
甲方委托乙方负责保管公司公章及法人名章，为确保正确使用公章，明确责任，防止遗失、盗盖，双方签订本责任书。
1、乙方负责用印文件的审核管理，根据规定执行印鉴使用流程。
2、乙方保证印鉴在使用过程中，做好登记，注明用印日期、函件内容、份数、批准人、用印人等内容，介绍信留有存根，证明信留底一份。
3、乙方应严格按照公司制定的印鉴使用管理办法保管、使用公章，因违反规定造成的损失和影响，由乙方承担。
4、乙方保证不擅自使用印鉴，如因乙方擅自使用公章造成的损失或影响，由乙方承担。
5、本责任书从双方签字之日起实施。
甲方（公章）： 乙方：
负责人：
日期： 日期：
财务章保管责任书
甲方：
乙方：
甲方委托乙方负责保管财务专用章及法人名章，为确保正确使用财务章及法人名章，明确责任，防止遗失、盗盖，双方签订本责任书。
1、乙方负责印章的管理。
2、乙方保证印鉴在使用过程中，做好登记，注明用印日期、函件内容、份数、批准人、用印人等内容，介绍信留有存根，证明信留底一份。
3、乙方应严格按照公司制定的印鉴使用管理办法保管、使用公章，因违反规定造成的损失和影响，由乙方承担。
4、乙方保证不擅自使用印鉴，如因乙方擅自使用公章造成的损失或影响，由乙方承担。
5、本责任书从双方签字之日起实施。
甲方(公章)： 乙方：
负责人：
日期： 日期：
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