会议预约系统如何进行会议管理
会议预约是会议预约系统的基础功能,其他拓展功能都是为了完善和便捷会议预约,这是goodeey会议预约系统搭建的核心思路。
在系统使用过程中我们可以发现,有很多入口可以进入会议预约界面,如日历、会议室预约、直接会议预约。
一、会议预约:
我们在日历界面点击 会议预约时,会自动跳转至会议预约界面,在会议预约界面中可以精准的预约自己需要的会议。确定会议主题、会议时间、会议室,参会人员可以对部门所有人进行一键全选,也可单选,备注填写会议需要注意事项。以上信息均可以短信或邮件形式发送至所有参会人员。会议附件可以推送会议文件,以邮件的形式发送至参会人员,供参会人员前提前了解。
二、会议室预约
通过日历界面进行快速预约是方便于我们观看日期后做出合适的选择,我们也可以在会议预约界面直接进行会议预约,这种预约方式我们观察到的是所有会议室的全部会议信息。当我们想预约的时间段发生占用时,我们可以通过会议室预约进行预约,会议室预约可以查看每个会议室的状态,查找到符合自己的空闲状态会议室进行预约。当我们有特殊需求时,例如需要满足参会人数、需要投影等多功能会议室时也可以直接进行会议室快速预约。
点击会议室预约首先弹出的是快速预约,当不确定参会人员或只是需要占用该会议室时可进行快速预约,点击下方高级预约可直接切入正常会议预约界面。
三、会议审核:
系统可以对非管理员员工进行权限设置,预约会议需要管理员审核。管理员有权限对会议进行驳回,所以在预约会议时可先查看系统公告,有无注意事项。
四、会议列表:
会议列表可展示所有会议信息,时间由近至远由上至下顺序排列。可对未进行的会议进行延迟或取消。
五、会议报表:
会议报表把会议以数据的形式展示出来,对公司办公情况的反馈可以使我们直观了解到公司会议情况,并直接进行调整,使工作方式进一步优化。
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