1、目的
规范公司各类会议的组织与管理规范，提高会议质量和效率，保证会议决议的落实。
2、适用范围
适用于公司各级会议的召集与管理。
3、会议类别及定义
3.1管理类会议：
指公司在经营管理过程中，为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协调会、总结会、预算会等会议。除讨论实际工作外，应兼顾管理思想、管理方式的探讨。
3.2交付链会议：
指公司在经营过程中，为保障客户订单按时保质保量交付而召开的协调、沟通的会议。
3.3产品链会议：
指公司在产品开发过程中，根据客户的需要，对产品开发相关的事项进行分析、研究、讨论、策划、评审、决策的会议。
3.4专题类会议：
以推进工作、解决问题为目的，针对某一个事项的具体工作进行分析、讨论、分工、评审、决策、跟进的会议。
3.5文化类会议：
以企业文化宣传和塑造企业形象为方向，以增强员工凝聚力、营造良好的企业氛围为目的而召开的会议。
4、职责
4.1发起部门
4.1.1会议发起部门是指根据不同会议性质和特点，由主导部门为会议发起部门。
4.1.2负责会议的发起、召集、筹备、组织工作。
4.1.3负责会议记录整理、下发、跟踪落实。
4.1.4会议发起部门职员或管理岗位人员，对会议提出的决策及意见做好会议纪要。
4.1.5会议主持人员宣告会议主题、原因、目地、会议时长和指导思想。
4.1.6会议议程管控，确保会议不受干扰，主动处理“干扰性”行为。
4.1.7会议纪律的监督、违规行为的处理。
4.2各参会部门
4.2.1根据发起部门要求，参与会议并提出意见或建议。
4.2.2.准备并按要求提交会议相关资料。
4.2.3负责执行并落实会议决议事项。
4.3公司管理层
4.3.1根据管理需要，参与会议、提供决策意见。
4.3.2协助推动需要跨部门沟通或协调的事项。
5、会议程序
5.1会议组织
5.1.1会议准备：
会议需发起部门主管级以上人员确认方可发起，由发起部门主管级以上人员负责组织。发起会议应充分考虑必要性，凡可通过会下沟通方式解决的事项，应避免采用会议方式。
5.1.2会议时间与地点、参与人数确认：
发起部门需事先对重要参会人的出席时间、会议地点进行确认后方可发起会议。需要董事长、总经理、总监及相关人员参会的，须提前协调确认。
5.1.3参会人员：
参会人员范围应严格限制在与会议内容有直接关系的人员，包括需直接提供信息、参与意见和决策、执行会议决议的人员。其他间接人员，以会后发送会议纪要的形式告知会议结果。
5.1.4会务安排：
发起部门召开会议前，需协调安排好会议时间和会议室；同一会议室的会议，前者结束时间与后者开始时间应至少间隔30分钟。凡有会议设备需求，如投影仪、白板及白板笔、电脑、音响、电话、视频等，应及时与行政部确认。
5.1.5资料准备：
需要参会人员事先准备资料的应在会议通知中加以注明。参会人员应按照要求准备好会议资料。会议资料应当在会议召开时间前一天备妥并作为会议通知附件发给参会全体人员。参会人员对某具体议题可事先沟通、交换意见、准备方案，避免因意见分歧而讨论过度，从而影响会议进度。
5.1.6会议时间：
1)除临时性紧急会议之外，会议通知应至少提前2个工作日发出，以便参会人员进行充分准备。
2)会议总体时间(包括开始与结束时间、单项议程的时间)应在会议通知内明确，以便于会议过程控制。
3)会议结束时间：主持人需严格按会议结束时间终止会议，在不影响其他部门工作时，最多可延长20分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议。
5.1.7会议休会：
主持人需充分评估会议总时长，每两小时至少休会10分钟；会议进行至用餐时间时，应当休会用餐，用餐时间至少1小时。
5.2会议出勤原则
5.2.1会议的出席及委托制：
所有会议，发起部门需按要求提前通知参会人员；参会人员需按时出席，如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假，并派代理人参加：代理人代表参会人员提交资料或表达意见，同时将会议决议转达给参会人员。
5.2.2公司级及中心级以上会议缺席者：
应向总经理或董事长及发起人请假，经批准后方可安排代理人出席并发表意见。
5.2.3会议签到制：
会议发起部门需在会前准备签到表，所有参会人员需提前5分钟签到并出席，迟到或早退者依会议纪律处罚。
5.3会议过程控制管理
5.3.1会议发起人应做到：
1)会议资料齐备。
2)会议议题明确。
3)会前沟通充分，便于上会形成决议。
5.3.2会议主持人负责主导和控制会议进程，明确会议目的，应做到：
1)主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间的主持人应对发言人给予提醒。
2)及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。
3)进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。
4)严格检查和执行会议纪律。
5.3.3参会人员应做到：
1)接到会议通知后，应充分理解会议目的，并对相关议题和发言进行准备，以缩短讨论时间。
2)准时参会，会议发言应简单明了，紧密围绕主题，避免超时。
3)注意力集中，不做任何与会议主题无关的事务。
4)遵守会议纪律，保持会场秩序，听从主持人安排。
5.3.4会议记录人应坐到(会议记录人一般坐主持人右手边第一个位置，以方便记录)
1)清楚记录发言要点、结论和要求。
2)对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论等。
3)每项任务安排有明确的责任部门、责任人、及完成时间。
4)需未出席的领导决策的事项，应在纪要中明确记录内容及报审领导。
5)会后48小时内应整理出会议纪要，由主持人复核，发起部门负责人审核，并电邮发送给参会人员、相关人员。会议纪要与会议资料由发起部门存档，扫描件电子档存入指定公共盘。
5.4会议跟踪与反馈
5.4.1任何会议均需形成记录，作为会议成果的记录资料，并注意保存和归档，以确保会议信息的有效管理。
5.4.2发起部门应当负责对会议有关内容的进行督办落实，并将落实记录签名确认存档。
5.5会议室管理
5.5.1预约登记：
各部门如需使用会议室，需根据会议需要及人员情况选择相应的会议室，并提前一天向行政部提交《会议室申请单》，并详细填写会议所需的各项会务服务内容(白板及白板笔、设备、网络、投影仪等)，行政部根据《会议室申请单》要求进行统一安排。未能提前预约登记或临时性使用的，与其他部门会议时间发生冲突时，则按会议重要等级进行调整。
5.5.2会前准备：
行政部接到申请后，根据《会议室申请单》的内容、人数、时间进行会务准备，准备工作在会议开始前半小时完成，由会议发起人进行现场确认。
5.5.3会务服务：
行政部在会前跟进资讯人员对会议所需设备进行统一调试，使用人员应严格按照设备的使用程序操作，保证设备的完好及会议的顺利进行。
5.5.4会后收尾：
会议发起人应关闭会议室内所有设备，并通知行政部已使用完毕，行政部按排人员及时清理会议室。
5.6会议纪律
5.6.1参会人员应提前5分钟到场，没有特殊情况不允许请假，没有另行通知的会议照常举行。
5.6.2参会人员参加会议时应带笔记本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备。
5.6.3手机保持静音、振动或关机状态，会场内不得随意接打电话。经主持人同意后方可离场接听；
5.6.4会议期间，未经主持人许可，禁止交头接耳、避免开小会。
5.6.5需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言。
5.6.6参会人员用普通话发言，声音宏亮。
5.6.7会议期间禁止辱骂、拍桌子、扔物品、中途恶意离场、打架及其它严重扰乱会议秩序的行为。
5.6.8未请示总经理、董事长而未参会者，邮件通报。
5.6.9会议结束，将桌椅放回原位，带走个人物品或废弃物，保持会场整洁。
5.7制约数
5.7.1无正当理由(外部接待和会议冲突除外)迟到、早退以及违反其他会议纪律的，职员级以下每次乐捐5元，课长级10元，经理和总监级20元，总经理级以上50元。
5.7.2无正当理由(外部接待和会议冲突除外)缺席的，职员级以下每次乐捐10元，课长级20元，经理和总监级40元，总经理级以上100元。
5.7.3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上乐捐由通知人承担。
5.7.4会议召集人对违反本办法的行为提出奖惩，现场形式进行乐捐。5.7.5会议召集人收到乐捐款当天交行政部保管，由行政部统一用作公司福利活动。
7、相关文件
7.1《经营管理中心运作章程》
7.2《稽核管理制度》
8、相关表单
附件1：《会议通知》
附件2：《会议室申请单》
附件3：《会议签到表》
附件4：《会议记录表》
附件5：《例行会议一览表》
附件6：《例行会议标准议程表》
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