本文结合近期代理的一起两企业之间因买卖合同纠纷引起的争议仲裁案，总结几点对于企业合同流程管理的思考和建议，以供相关企业参考。
一、将项目资料及时交专人管理归档
本案中，双方当事人之间就交易签订了多份合同，其中仲裁条款的中文原文为“因本协议履行产生的任何争议均由双方协商解决；如协商不成，应提交北京国际仲裁中心（北京），按该仲裁委员会之仲裁规则进行仲裁”，英文原文为“Any dispute during the implementation of the agreement shall be negotiated between two parties; in the event that the negotiation fails, the dispute shall be submitted by any party for arbitration to 【Beijing International Arbitration Center in Beiing in accordance with CIETAC rules】 then in force. The arbitral award shall be final and binding to the Parties.”。仲裁条款的英文版本中，选定了北京国际仲裁中心，但是适用的是CIETAC rules（中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁规则）。
即使合同中约定了中英文条款冲突以中文或者英文为准，如果在仲裁条款中出现了仲裁机构和仲裁规则不一致的表达，可能出现仲裁机构不认为双方当事人具有约定仲裁机构仲裁的真实意思表示的风险。在本案立案时，代理人签署了承诺书，认定双方当事人具有约定仲裁机构仲裁的真实意思，按照仲裁机构进行仲裁，对方当事人不会对此提出异议，或者，即使对方当事人提出异议亦无法成立。所以，建议在合同签订前，仔细核对合同中英文是否保持一致的情况。
另外，在一笔交易但存在多个合同的情况中，主合同中已有仲裁条款，建议公司补充协议中不必要再添加仲裁条款，以免出现多份合同有多个仲裁依据的情况。
二、将项目资料及时交专人管理归档
因为合同原件的法律效力是最强的，也是证明力最高的，而传真件和扫描件一般都不能作为直接证据在纠纷中适用，还需要其他的证据对其真实性等予以佐证。
在本案中，当事人提交的交易合同及双方产生纠纷以后达成的概括解决方案等关键证据为复印件，有些甚至是双方工作人员之间的软件聊天往来，未能提供原件以供仲裁员核对。
在本案立案时，我们签署了承诺书，保证合同复印件与原件一致，且合同原件已由本案双方当事人签字或盖章。
更为重要的是，我们通过提供发货提单等文件证明了交易的真实性，以及通过提供双方往来函件、银行流水等文件证明了双方已实际履行了概括解决方案，一方面打消了仲裁员关于无法提供原件而怀疑交易及相关主张真实性的顾虑，另一方面使得对方应该仍抵销部分货款的主张站不住脚。
建议公司将项目资料及时、全面的交专人管理归档，全面指的是全面保存合同签订和履行相关的提货单、发货单、签收单、发票、验收记录、收据、银行记录以及在磋商和履行过程中形成的包括但不限于聊天软件记录、电子邮件、短信等资料，每次交易资料保存形成完整的链条。如此，在内部管理方面能达到查找检索、汇报说明达到准确、方便及快捷的效果，在外部追款的纠纷中能实现作为直接证据使用、推进诉讼进程的目的。
三、违建立客户资信管理系统
诉讼不是目的而是手段，诉讼的最终目的是解决争议，落实到本案，当事人希望能通过仲裁确定对方当事人拖欠的货款及逾期付款的违约金，最后通过执行程序实现回款。为了实现这一目的，建议公司在提起诉讼或者申请仲裁前，即建立客户的资信管理系统。
很多企业出于对对方当事人及其股东的充分信任，未对对方的资信管理情况进行严格追踪和把关。另外，甚至有时候为了促成单比交易，只追求眼前利益，在正式交易文件还未盖章之前即开始履行合同。其实，这样造成了很大的风险隐患。
本案中，对方当事人是一家注册在中国香港的公司，虽然其在内地有办事机构，但如果其在中国大陆没有可供执行的财产，而要执行其在香港的财产则存在相当大的难度。因为据我们了解，香港法院和法官不负责查找债务人是否有可执行的资产。查询债务人是否有可执行的资产，是执行申请人（或其律师）的工作。所以，建立客户资信管理系统显得尤为重要，通过网上搜寻、业务沟通等途径实时更新客户外在的经营状况、财务状况、信用记录等，尽可能多的掌握客户的信息，从而有效地来判断客户状况，为贵司在追款策略把握，比如是否申请仲裁、何时申请仲裁以及在仲裁时证明对方的履行能力等提供真实的参考依据。值得一提的是，定期关注其股东的状态也尤为重要，这关乎到是否能通过“公司人格否认制度”追究公司股东责任，或者是否适用关联企业实质合并破产。
以上为近期办理的两企业之间因买卖合同纠纷引起的争议仲裁案，总结的几点对于企业合同流程管理的思考，可能不是适用于所有企业，但是可以给有相关问题的企业提供一些思路。当然，没有不变的管理，企业应根据自身情况，各部门通力合作，个案建立企业的合同流程管理系统，从而有效降低风险，保障企业权益。
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