浅析档案管理数字化过程中存在的问题与对策

摘要： 随着大数据时代的来临，对传统的纸质档案管理提出了挑战，传统的纸质版档案管理与当前时代所倡导的信息化建设不相匹配，传统纸质档案管理已经不能满足行业发展需求，因此档案管理向数字化、无纸化发展的转变是必然的。然而，由于我国档案管理数字化建设时间不长，在建设过程中暴露出了一些问题，这些不足在一定程度上制约了档案管理数字化的发展。本文以档案管理数字化发展为研究方向，通过查阅相关文献资料，总结归纳了档案管理数字化的内涵、发展现状，分析了档案管理数字化升级后相较于传统档案管理的优势。并在此基础上，分析探讨了档案管理数字化发展中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的解决对策，以期为推动我国档案管理数字化发展起到一点促进作用。

关键词：档案管理；数字化；发展；问题；对策；

一、引言

（一）研究背景

随着现代信息技术的快速发展，传统的纸质化档案管理与当前倡导的信息化建设不相匹配，传统的档案管理已不能满足时代的发展需求，因此，档案管理数字化是大势所趋。早在2006年，相关部门就提出，要推进档案管理数字化建设。档案管理数字化是随着计算机技术、扫描技术的发展而出现的一种新的档案管理模式。档案管理数字化，旨在将传统的纸质档案，转变为无纸化、数字化，以数据的形式存储在计算机上，以达到建立庞大的档案数据库的目的，并通过开发出档案管理软件系统对电子档案进行管理。档案管理数字化是信息时代下的档案管理转型发展的必然要求。

（二）研究方法

本篇论文采取理论研究的方法，根据题目方向，检索档案管理数字化相关的论文、期刊资料。通过阅读搜集到的相关文献资料，总结归纳出档案管理数字化的内涵及发展现状，在此基础上，分析了档案管理数字化相较于纸质档案管理的优势，同时也探讨了档案管理数字化建设中存在的问题，并提出了相应的解决对策。

二、档案管理数字化概述

（一）档案管理数字化内涵

档案管理的数字化，旨在通过扫描和录入纸张档案中的信息，将档案信息以信息数据的形式储存于档案管理系统的数据库中，以实现档案管理的数字化，借助电脑档案管理系统实现对电子档案快速检索、管理便捷和长期储存的目的。

档案管理数字化的主要内容：一方面，是档案管理目录信息的数字化，建立档案管理目录数据库、档案查阅系统；另一方面，是电子档案管理系统的建设工作。

（二）档案管理软件系统

在档案管理数字化建设的过程中，档案管理软件系统的开发和维护是一个重点。优秀的档案管理软件系统，在档案管理日常工作中将发挥出事半功倍的作用，其重要性不言而喻。一般包括：档案采集系统、查阅系统、管理系统等。

三、档案管理数字化的优势

档案管理数字化是信息时代下的档案管理转型发展的必然要求。档案管理数字化相较于传统的档案管理模式，有以下几点优势。

（一）提高档案管理工作效率

档案管理的数字化，是借助电脑档案管理系统实现对电子档案快速检索、管理便捷和长期储存的目的。传统的档案管理，不仅占地大，而且纸质版的档案的查询、提取不够快捷，费时费力；而档案数字化后实现了档案的无纸化，节省了占地空间，而且电子版档案查阅起来极为方便、快捷，这不仅提高了档案检索、查阅的效率，也提高了档案管理工作的效率。

（二）提高经济效益

经济效益，简单来说就是成本支出小，而成果多，提高经济效益对于机关单位、国有企业、民营企业都具有十分重要意义。档案管理数字化建设虽然不能直接为企业创造利润，但是可以间接创造出经济效益。档案管理数字化以后，通过档案管理软件系统来进行档案管理，减少了人力、财力的支出，降低了档案管理的成本，提高了档案管理工作的经济效益。

（三）能够更好、更久地保存档案

将纸质档案转变为电子档案后，档案的管理及保存将更加便捷，而且可以存储大量的档案信息数据。不用担心年代久远的档案资料有遗失的风险，也不用担心传统纸质档案占地空间大的问题。另外，对档案管理数字化升级后还可以防止篡改档案的操作。从这个层面上来说，档案管理数字化能够更好、更久地保存档案

四、我国档案管理数字化发展现状及问题

（一）档案管理数字化发展现状简述

档案管理数字化，是信息时代下的档案管理转型发展的必然要求。目前，各级地方政府机关及事业单位已经开展档案管理数字化建设，除此之外，有部分国有企业以及大型民营企业开始档案管理数字化建设。

（二）档案管理数字化发展中存在的问题

当然，国内档案管理向数字化转型发展也只有十多年的时间，在发展过程中暴露出一些问题，也是无可厚非的。

1．档案管理数字化基础设施不完善

我国档案管理数字化尚且处于初步的探索阶段，投入的资金不大，基础设施还不完善。其中，以网络设施、硬件设施不完善最为明显，比如，计算机较为老化，支撑不起档案管理软件系统的运行，经常出现卡机、反应慢的情况，这既没有实现档案管理数字化带来的便捷预期，也在一定程度上限制了我国档案管理数字化的发展。

2．缺乏既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才

目前，在我国档案管理数字化建设过程中，普遍缺乏既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才。当前，机关事业单位档案管理人员主要来自两类：一是老员工，尽管这类员工具有传统档案管理的工作经验，但他们年龄较大，学习档案管理数字化相关的信息技术的能力相对较低；第二类是大学毕业生，具备一定的信息技术知识基础，但缺乏实践经验，实际的档案管理能力不强。

3．档案管理软件系统不成熟、不完善

优秀的档案管理软件系统，在档案管理日常工作中将发挥出事半功倍的作用。然而，目前使用的档案管理软件系统尚不完善，一方面，由于网络设施、硬件设施的不完善，制约了档案管理软件系统的开发及应用；另一方面，由于缺乏信息技术人才，没有对档案管理软件系统做好维护、升级工作，这也导致了档案管理软件系统的不完善。

五、关于我国档案管理数字化建设的建议

（一）完善档案管理数字化基础设施

机关事业单位、国企等应加大档案管理数字化建设的资金投入，完善基础设施。档案管理数字化的基础设施分为软件设施与硬件设施，一方面，在硬件设施上，既要购买新的电脑设备，也要做好现有电脑设备的维护工作，这样不仅可以延长电脑设备使用的年限，还可以保障电脑运行速度提高档案管理工作效率。另一方面，在软件方面，应加快对档案管理专业软件的研究与开发，改进档案管理软件现有的技术问题。尤其要注重完善网络设施、计算机配置，升级现有的档案管理软件系统等，为我国档案管理数字化发展夯实基础。

（二）吸纳、培养既会档案管理又懂信息技术的复合型人才

档案管理向数字化的转型、发展与壮大的关键因素在于人，因此，要想更好地推动我国档案管理向数字化的转型升级，机关事业单位、国企等应注重吸纳、培养档案管理的复合型人才——具备档案管理与信息技术双重能力。

1．吸引复合型人才投身档案管理数字化建设中

适当放宽学历要求，以档案管理、信息技术能力来选拔档案管理人员。同时，营造公平的竞争环境，吸引复合型人才投身档案管理数字化建设中。

2．培育好档案管理数字化人才

定期在单位内部开展档案管理数字化业务培训，对相关档案管理工作人员进行信息知识培训，以及档案管理软件系统的实操培训，不断提高工作人员档案管理系统的操作能力。

（三）完善档案管理软件系统

在做好吸纳、培养具备档案管理与信息技术双重能力人才的基础上，完善档案管理软件系统。收集单位内部档案管理工作人员的对现有的档案管理软件系统的意见和建议，针对不足之处进行相应的完善，以满足档案管理日常工作需求，提升工作效率。同时，不断研发升级档案管理软件系统，将最新研发的、专业的软件系统应用到档案管理数字化工作中，从而在真正意义上实现档案管理的高效化。

六、结语

传统的纸质档案管理与当前倡导的信息化建设不相匹配，已不能满足时代的发展需求，因此，档案管理数字化是大势所趋。档案管理数字化，借助电脑档案管理系统以实现对电子档案快速检索、管理便捷和长期储存的目的。档案管理数字化是信息时代下档案管理转型发展的必然要求。

相较于西方发达国家，我国档案管理数字化的起步较晚，至今不过十余年的发展历程，目前仍处于建设探索阶段。当前，我国档案管理数字化的发展情况与水准，与西方发达国家相比还存在着不足。本文以档案管理数字化发展为研究方向，通过查阅相关文献资料，总结归纳了档案管理数字化的内涵，以及档案管理数字化相较于传统纸质版档案管理的优势。分析了现阶段我国档案管理数字化建设中存在的主要问题：档案管理数字化基础设施不完善；缺乏人才；档案管理软件系统不成熟、不完善。并针对这些问题探讨了相应的解决对策：要加大资金投入，完善档案管理数字化基础设施建设；培养行业人才；要不断完善档案管理软件系统；以期为推动我国档案管理数字化发展起到一点促进作用。

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